桃園市桃園區戶政事務所檔案應用處理計畫
壹、目的
為使民眾向本所申請閱覽、抄錄或複製檔案及本所提供檔案應用申請、審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用調查統計等事項有所依循，特訂定本計畫。
貳、依據
機關檔案管理作業手冊。
參、處理步驟
一、 檔案應用申請
- 將申請書上傳本所網站並置於空白書表櫃，提供民眾透過網路下載列印或現場索取。
- 閱覽、抄錄或複製機關檔案，應事先填具申請書後，向本所提出申請。
- 申請書送達方式得以親自持送或以書面通訊方式為之。
二、申請審核及回覆
- 本所收受申請書後，應依權責，將申請書分文予檔案管理人員辦理。
- 檔管人員應依據申請書所載事項，確認其正確性，如有誤繕者，應以另紙方式補正檔號、檔案名稱或內容要旨相關資料。
- 檔管人員檢查申請案件是否符合規定，如有不合規定或資料不全者，應通知申請人7日內補正；逾期不補正或無可補正者，得駁回申請。受理申請，應儘速辦理，最遲應自受理之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。如有補正資料者，自申請人補正之日起算。
- 檔管人員應就檔案內容得否提供應用先擬妥審核通知書併同申請審核表(附表)，必要時簽會該檔案所涉業務單位，徵詢其意見；檔案如有應限制公開或提供之部分，應先予註記後，陳本機關權責長官批示。
- 經審核核准或駁回應用檔案者，檔管人員應備妥審核通知書回覆申請人並留存審核通知書影本備查。
三、準備檔案
- 申請案件經核准者，檔管人員應就核准應用項目於檔案應用約定日期前備妥檔案。
- 核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之，在不影響資料判讀原則下，得以下列方式處理：
- 檔案可拆卷者，將不宜公開之部分抽離後提供應用。
- 檔案不可拆卷者，將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。
- 檔管人員應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單告知申請人。
- 受理單位應將備妥之檔案併同申請書影本及檔案應用簽收單放置一處待用。
四、閱覽、抄錄或複製檔案
- 申請人接獲審核核准通知應用檔案時，如需提供檔案複製郵寄服務者，受理單位應先收取申請人繳交之郵資、手續費及複製費用後，將檔案複製品併同收據寄交申請人並辦理調案歸還。
- 申請人至機關指定處所閱覽、抄錄或複製檔案時，應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後，始得進入檔案閱覽處所。
- 檔管人員將檔案交付申請人使用，應請其於檔案應用簽收單簽名。
- 申請人閱覽或抄錄檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列行為。如有發生下款所列情形者，應停止其閱覽或抄錄；其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。
- 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
- 拆散已裝訂完成之檔案。
- 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
五、還卷
- 檔案應用完畢，檔管人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形；如有污損、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後並依機關檔管作業手冊21.3.4.4及相關規定辦理。
- 申請人應用檔案應於當日歸還，如未能於當日應用檔案完畢者，檔管人員應先於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另日再行調閱。
- 申請人閱畢檔案應歸還檔管人員，經點收無訛後於檔案應用簽收單上註記還卷並將一聯交付申請人。
- 檔案應用完畢還卷後，檔管人員應向申請人收取閱覽、抄錄或複製檔案之費用，並開立收據併同檔案複製品，交予申請人。
六、檔案應用調查及統計
- 為了解檔案應用成效，檔案管理人員應依審核通知書影本及檔案應用簽收單影本所載統計檔案申請應用情形。.3.4.4及相關規定辦理。
- 檔案管理人員得按月或按季統計應用情形，並作成紀錄。